Qué es un asistente virtual, qué puede hacer y cuáles son sus funciones

Asistente virtual.

Un término que cada vez está más de moda, sobre todo desde que los negocios online no paran de crecer.

Desde que Internet es el medio principal para comunicar, hacer negocios y vender.

El asistente virtual es una profesión que no ha surgido ni ayer ni antes de ayer, pero que ahora y en un futuro está teniendo una gran demanda.

Y esto se debe a que, con la pandemia, el teletrabajo dejó de ser una opción.

Cada vez más personas empezaron a trabajar desde sus casas.

Y con las nuevas necesidades, surgen nuevas oportunidades.

Así que, si todavía no sabes en qué consiste esta profesión digital, quédate a verlo paso a paso.

Voy a contarte qué es un asistente virtual y qué hace en su jornada laboral.

Qué es un asistente virtual

El asistente virtual es un profesional digital que trabaja en remoto para ayudar a otros profesionales y negocios con las tareas y gestiones del día a día.

Cuando un profesional empieza a crecer, lo primero que necesita es delegar.

Dejar en otra persona la responsabilidad de ciertas tareas que no tienen tanto que ver con su trabajo real: sus productos o servicios.

Con esto me refiero a crear presupuestos, facturas, contactar con clientes, responder correos…

Cosas que quitan tiempo productivo de trabajo.

Y lo primero que se suele hacer es contratar a un asistente virtual.

Podría compararse con la labor de una secretaria, pero adaptado al mundo online.

El asistente virtual es la mano derecha del profesional o empresa.

 

Qué puede hacer un asistente virtual

¿Qué hace un asistente virtual entonces?

Labores administrativas, creativas y comunicativas, sobre todo.

Se encarga de dar soporte constante a la empresa o marca para la que trabaja y a sus clientes.

Con la ayuda del asistente virtual, el profesional o empresa que lo contrata puede enfocarse 100% en sus productos o servicios y deja de perder tiempo en otras cosas.

El asistente virtual es el que realiza todas esas tareas necesarias en cualquier negocio, pero que tantos quebraderos de cabeza da.

Muchas veces, hace de mediador.

Y esto lo puede hacer desde cualquier parte.

Es lo bueno de ser virtual, que la relación con el profesional o empresa es 100% online y las tareas se desarrollan en remoto.

Además, un asistente virtual puede prestar servicios no solo a una persona, sino a distintas marcas a la vez.

Puede crearse su propia jornada laboral sumando las horas de soporte para cada empresa.

Crea su espacio de trabajo y su horario.

Ese es uno de los factores que la convierten en una salida laboral muy interesante y con tanta demanda.

 

Funciones de un asistente virtual

Vamos a ver una a una las funciones que lleva a cabo un asistente virtual.

 

AGENDA

El asistente virtual se encarga de planificar la agenda del profesional para el que trabaja.

Organiza la semana para que este último solo tenga que hacer su trabajo en las horas y días establecidos.

Días para dedicarse a reuniones y llamadas importantes, días para la creación y grabación de contenido, ponencias/charlas/talleres…

Depende mucho del modelo de negocio, pero la cuestión es esa.

Organizar el caos.

 

CORREO ELECTRÓNICO

Una de las funciones más importantes del asistente virtual es contestar correos.

Esta tarea es de esas típicas que no te das cuenta y te quitan 2 horas de una sentada.

Se pierde mucho tiempo contestando correos, y por ello es importante delegarlo en un ayudante virtual.

Este se encargará de dar soporte a alumnos o clientes, responder a propuestas, y todo tipo de correos que lleguen a la bandeja de entrada.

Si el profesional o empresa hace uso de secuencias de email automatizadas, es importante que el asistente virtual tenga conocimientos de marketing digital y embudos de venta.

Que sepa dominar herramientas de email marketing y automatizaciones.

 

ATENCIÓN AL CLIENTE

El asistente virtual también hace de mediador entre marca y cliente.

Ofrece soporte no solo a la empresa, sino a sus clientes, para resolver cualquier tipo de duda o incidencia.

También para agendar llamadas o reuniones, si fuera necesario hablar con algún responsable o el CEO en cuestión.

Y esto no solo se debe hacer a través del correo, sino desde cualquier canal de comunicación que tenga la marca con sus clientes.

Eso sí, no se debe confundir esta función con el community manager.

Porque una cosa es trabajar como soporte para los clientes si escriben con alguna duda en alguna red social, y otra es contestar los comentarios e interacciones a publicaciones.

O crear y diseñar el contenido.

Esto forma parte del trabajo del community manager, y cuando la empresa es algo más grande, suele contar con él para dedicarse al soporte en las redes sociales, en vez de encargarse el asistente virtual.

 

 

FACTURAS

Otra de las cosas que dan tanto dolor de cabeza y consumen tiempo a las empresas y autónomos, son las facturas.

Los pagos que se realizan, los que se deben, las facturas que hay que emitir…

El asistente virtual se encarga de ellas al 100%, y es una de sus tareas más importantes.

De hecho, es de las que primero se suelen delegar en un asistente virtual, junto a la de contestar correos.

Dependiendo del nivel de experiencia y conocimientos del ayudante virtual, se encargará solo de las facturas o llevará directamente toda la contabilidad de la empresa.

También tiene mucho que ver el tamaño de la empresa y el equipo.

Este trabajo, en realidad, se complementa con el de una asesoría.

 

PRESUPUESTOS

Similar al anterior, el asistente virtual también crea y emite presupuestos a clientes, proveedores y otras empresas.

Se encarga de realizarlos, enviarlos y hacer seguimiento hasta que se aceptan y se comienza el trabajo con el responsable de la marca.

 

EVENTOS Y REUNIONES

Esta función está muy vinculada a la primera que te comenté.

Y es que cuando surge un evento o reunión importante, no solo es importante planificarlo en la agenda, sino gestionar todo lo que conlleva.

Aquí suelen incluirse eventos de networking o actos públicos relacionados con el sector, por lo que es importante que todo salga bien.

Se encarga de reserva de restaurantes y hoteles, transporte, todo el papeleo…

Gestiona el evento para que todo salga como es debido y siguiendo el plan creado en la agenda.

Y si el evento es creado por la propia empresa, se encargará de la comunicación, invitaciones, soporte, reservas, etc.

 

INFORMES

Por último, la elaboración de informes.

El asistente virtual documenta y crea los informes para el profesional o la empresa de todo lo que ha estado ocurriendo en el proyecto.

Eso sí, informes a nivel general como modelo de negocio.

Métricas específicas de redes sociales, SEO, estrategia publicitaria o cualquier acción online las analizarán los profesionales que se dedican a ello.

 

¿Cómo debe ser un asistente virtual?

Para ser asistente virtual no se requiere una formación específica como tal.

Si tienes conocimientos a nivel administrativo, empresarial o de marketing puedes llevar a cabo estas tareas.

Lo que sí es cierto, es que a medida que crece la demanda de este perfil profesional, están surgiendo formaciones para especializarse en ello.

Y si necesitas que hablemos de habilidades, un buen perfil de asistente virtual reúne las siguientes:

 

➡️ Ser una persona organizada

Esta es la habilidad principal, y sin ella, es casi imposible que puedas trabajar como asistente virtual.

Básicamente porque tu trabajo sería organizar el de los demás.

Las personas que contratan asistentes virtuales necesitan organización, que alguien les aligere la agenda y ayude con las cosas que están convirtiendo su día a día en un caos laboral.

 

➡️ Ser capaz de ser productivo y no procastinar

Esta es una habilidad como consecuencia de la anterior.

Y es que si eres una persona organizada y que sabe llevar su trabajo al día, no tendrás problemas en ayudar a los demás en ello.

 

➡️ Llevarse bien con las tecnologías y el mundo digital

El asistente virtual trabaja en remoto y sus herramientas diarias están 100% vinculadas a Internet y las nuevas tecnologías.

No puedes dedicarte a esta profesión si no tienes ni idea de cómo utilizar un excel, cómo funciona Google Drive o cómo hacer facturas online, por ejemplo.

Además, al ser un perfil digital, es importante que tengas nociones a nivel online y te desenvuelvas con redes sociales e Internet en general.

Piensa que cada vez más profesionales del sector están delegando sus tareas en asistentes virtuales, y tendrás mucha salida laboral en este campo.

Y no solo eso, sino que una página web y redes sociales con estrategia son formas muy efectivos para ser visible online, desarrollar tu marca personal y captar clientes a los que prestar tus servicios.

 

➡️ Tener don de gentes

Al final, el asistente virtual es el que está en constante contacto con los clientes, proveedores, miembros del equipo… para mediar en asuntos donde el CEO o responsable no es imprescindible.

Es importante que sea sociable y tenga habilidades comunicativas, para favorecer a la imagen de la marca.

 

➡️ Ser versátil

Una habilidad bastante obvia, ya que como has podido comprobar, un asistente virtual hace de todo un poco.

 

➡️ Ser resolutivo

Debe ser capaz de lidiar con problemas y situaciones inesperadas, ya que tiene que procurar que la persona para la que está trabajando no pierda el tiempo ni se atasque en sus tareas principales.

 

➡️ Estar en formación constante

Esto es esencial, ya que cada día surgen nuevas formas de hacer las cosas.

Más aún en el mundo online, en Internet.

No solo como asistente virtual, para hacer cada día mejor tu trabajo.

También a nivel de cómo escalar tu propio proyecto en Internet.

Cómo diferenciarte como profesional, cómo ganar en visibilidad y alcance y cómo captar mejores clientes.

 

 

¿Te ha quedado claro qué es un asistente virtual y qué hace?

Espero haberte ayudado con el post y que sepas diferenciar qué es un asistente virtual y cuáles son sus funciones.

Ahora dime, ¿te animas a trabajar como ayudante virtual para empresas y profesionales?

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
admin
admin
Consultor de Marketing Digital y Director de la Escuela Marketing and Web. Creador del blog de Marketing and Web.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

ACCEDE GRATIS A
3 + 1 CLASES DEL MÁSTER

Descubre cómo planificar estrategias publicitarias que de verdad funcionan.

12 HORAS DE FORMACIÓN

EVENTO GRATIS

Descubre las estrategias de marketing digital más efectivas para aumentar la visibilidad y conversiones.

10 HORAS DE FORMACIÓN EN DIRECTO

ACCEDE A 3+1 CLASES GRATIS

Descubre cómo planificar estrategias publicitarias efectivas.

12 horas de formación.

ACCEDE GRATIS A 3 CLASES DEL MÁSTER DE MARKETING DIGITAL AHORA MISMO

Responsable : MIGUEL ÁNGEL FLORIDO ROBLEDO
Finalidad : Prestarle el servicio solicitado y contestar a las cuestiones planteadas.
Legitimación: Consentimiento del interesado. No se cederán datos a terceros, salvo obligación legal.
Derechos: Tiene derecho a acceder, rectificar y suprimir los datos, así como otros derechos, como se explica en la información adicional.
Destinatarios: Los datos no se cederán a terceros salvo en los casos en que exista una obligación legal. En todo caso, los datos que nos facilitan están ubicados en servidores cuya sede se encuentra dentro del territorio de la UE o gestionados por Encargados de Tratamiento acogidos al acuerdo «Privacy Shield».
Información adicional Puede consultar la información adicional y específica sobre Protección de datos en este enlace